"42 Swing Time"-Experiment Aufmacher

42 Swing Time Experiment: Die Nachbetrachtung

Geschrieben am 21.08.2012 von Arne K.

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Beim “42 Swing Time”-Experiment ging es darum, dass ich mit meinem Mitbewohner eine Veranstaltung organisiert habe und hier im Blog dokumentierte, was ich alles an Marketingmaßnahmen ergriffen habe, was davon funktioniert hat, aber auch was nicht. Diejenigen, die zum ersten Mal davon hören, sollten vorne anfangen, da dieser Post auf den anderen basiert.

  1. Experiment: 42 Swing Time (Teil 1)
    Worum es geht und was genau das Experiment eigentlich beinhaltet
  2. Logoentwicklung “42 Swing Time”
  3. 42 Swing Time Experiment: Erste Zahlen
  4. 42 Swing Time Experiment: Der Flyer
  5. 42 Swing Time Experiment: Daten und Fakten
    Ein letzter Blick in die Statistik, bevor es losging
  6. 42 Swing Time Experiment: Die Nachbetrachtung

Ziemlich genau vier Monate sind seit der großen Sause vergangen. Nachdem sich nun die Wogen geglättet haben ist es an der Zeit mit dem nötigen Abstand zurück zu blicken.

In diesem letzten Teil des „42 Swing Time“-Experiments möchte ich zum einen untersuchen, wie sich die vorher hier beschriebenen Maßnahmen auf die Fete ausgewirkt haben. Außerdem werde ich euch berichten, wie es seit dem weiter gegangen ist. Ganz Schluss habe ich dann noch eine sehr exklusive und frohe Nachricht.

Aber wie sagte Oma schon immer:

„Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!“

27.04. – 42 Swing Time

 

Der "42 Swing Time" Tanzsaal

Der „42 Swing Time“ Tanzsaal (Quelle: facebook.com/bsnPhotographie)

Kai und ich sind ursprünglich davon ausgegangen, dass sich die Anzahl der Besucher sehr in Grenzen halten würde und das diejenigen, die wirklich kommen würden, relativ wenig tanzen sondern mehr sitzen und sich unterhalten würden, da die Musik für viele sehr ungewohnt ist. Zudem ist es nicht ganz so leicht dazu zu tanzen.

Unser Raumkonzept sah deshalb vor, möglichst viele Sitzgelegenheiten und Punkte, an denen man sich „festhalten“ kann, zu schaffen. Aus diesem Grund haben wir von einem improvisierten Podest (links im Bild) aus aufgelegt und auf der eigentlichen Bühne zwei Sitzecken eingerichtet (rechts). Zusätzlich haben wir einen hohen Bistrotisch (Bildmitte) auf die Tanzfläche gestellt, um so die Tanzfläche gefühlt zu verkleinern. Dies ist ein ganz einfacher Trick, damit ein Laden voller aussieht. Außerdem haben die Gäste, die dann tanzen, nicht so sehr das Gefühl auf dem Präsentierteller zu stehen, was wiederum die Bereitschaft das Tanzbein zu schwingen steigert.

Die Dekoration haben wir, passend zu den Werbemitteln, in dunkel-lila gehalten. Da unser Budget ja auf 100€ begrenzt war, mussten wir allerdings etwas sparsam sein.

Es gab lila Tücher, die sowohl als Tischdecken als auch als Bezüge für die Sofas dienten. Außerdem haben wir große bauchige Gläser besorgt, in denen eine Lage Vogelsand und darin jeweils eine dicke lila Kerze war. An den Wänden verteilt hingen Ausdrucke von Fotos aus den 20er und 30er Jahren, so wie Plakate für Konzerte von berühmten Jazz-Musikern.

Da die Beleuchtung absichtlich eher schummrig war, entstand so ein sehr gemütliches Nachtclub-Ambiente. Highlight waren dabei sicherlich die echten Kerzen, da es so etwas aus Brandschutzgründen normalerweise nicht im 42 gibt.

 Aber wie immer, wenn man so etwas plant, kommt es am Ende alles anders als man denkt.

42 Swing Time: Ein rauschendes Fest aus der Perspektive der DJs

42 Swing Time: Ein rauschendes Fest aus der Perspektive der DJs (Quelle: facebook.com/bsnPhotographie)

Strichliste von der Kasse, die allerdings nicht vollständig ist

Strichliste von der Kasse, die allerdings nicht vollständig ist (Quelle: 42SwingTime.de)

Nachdem es anfangs tatsächlich so aussah, als würden wir mit unseren Vorstellungen recht behalten, füllte sich ab 23.00 Uhr das 42 doch merklich, bis es um ca. 1.00 Uhr rappelvoll war.

Was uns ganz besonders begeistert hat waren dabei drei Dinge:

1. Die Hütte war voll!

Als ich kurz vor der Veranstaltung den Beitrag über die letzten Statistiken schrieb, kamen mir die Zahlen der facebook-Veranstaltung schon sehr hoch vor. Damals schrieb ich auch, dass die angeblichen Besucherzahlen immer bloß ein grober Richtwert sind und man die sehr kritisch sehen sollte.

Um so größer war die Überraschung, als wir sahen, wie voll das 42 plötzlich wurde. Das Bild von der Strichliste ist lange vor Kassenschluss und noch länger vor der Ankunft der letzten Gäste entstanden. Alles in allem schätzen wir, dass wohl so etwa 120 Leute an dem Abend anwesend waren – was für uns eine unglaubliche hohe Zahl ist!

Weder Kai noch ich hätten damit gerechnet, dass wir mit dieser Art von Musik so viele Leute ziehen würden.

Inwiefern das nun einfach Glück und Zufall war oder wirklich auf unsere Werbebemühungen vorher zurückzuführen ist, lässt sich natürlich nicht genau sagen. Anhand dessen, dass aber fast alles eingetreten ist, was wir uns vorher als Konzept überlegt und dann mit der Werbung darauf hin gearbeitet haben, denke ich schon, dass wir mit unserem Marketing nicht ganz so falsch lagen.

2. Die meisten Gäste hatten sich wirklich fein herausgeputzt!

Im Artikel „Erste Zahlen“ schrieb ich damals:

Das der Eintritt für Leute in Abendgarderobe frei ist, soll das Konzept verstärken, dass den Leuten ein Gesamteindruck geboten wird.

Es macht deutlich mehr her, wenn der Laden voll mit Leuten ist, die sich fein herausputzen und man bekommt auch eher ein Gefühl dafür, wie es wohl damals gewesen sein mag. Solche “Kostümveranstaltungen” funktionieren im 42 erfahrungsgemäß gut, solange die erwarteten Kostüme nicht zu ausgefallen und zu aufwändig sind.

Dieses Konzept ist voll aufgegangen!

Es führte zwar dazu, dass wir insgesamt bloß 15 zahlende Gäste (s. Liste oben) und damit bombastische Einnahmen von 45€ an der Kasse hatten, allerdings war auch das ganze 42 voll mit Swing-Boys im Anzug und Swing-Cats in Abendkleidern.

Grade vom DJ-Pult aus ein Anblick, den ich wohl nie vergessen werde und für den ich mich auch an dieser Stelle nochmal bei allen, die sich solche Mühe mit ihrer Garderobe gegeben haben, bedanken möchte!

Swing-Musik und schöne Leute!

Swing-Musik und schöne Leute! (Quelle: facebook.com/bsnPhotographie)

3. Die Gäste tanzten!

Wie oben beschrieben sind wir davon ausgegangen, dass sich die Leute eher zurückhalten würden.

Spätestens ab 23.00 Uhr war das absolute Gegenteil der Fall und es passierte, womit wir nie gerechnet hätten:

Das ganze 42 wurde tatsächlich eine große ausgelassene Tanzmenge, die eine eindrucksvolle Kondition an den Tag legte!

Bis 4.00 Uhr in der Früh war der Tanzsaal ein einziger swingender Hexenkessel. Danach leerte sich der Laden zwar langsam, aber das ist um diese Uhrzeit auch völlig normal und verständlich. Die ganz Harten und Ausdauernden hielten allerdings durch, bis ich um halb 8 morgens selbst aufgab und die Fete offiziell für beendet erklärte.

Besonders schön fand ich, dass es einige gab, die auf mich zu kamen und mir erzählten, dass sie sich bei den Tanzvideos, die wir in den Tagen vor der Veranstaltung verbreitet haben, tatsächlich einige Schritte abkucken konnten und sich freuten, die mal ausprobieren zu können. Auch hier scheint unser Marketingkonzept also Früchte getragen zu haben.

Und weil es hier grade so gut passt und ich ihn einfach großartig finde; der „42 Swing Time“-Trailer, den mein Bruder ohne unser Wissen selbst produziert hat:


YouTube DirektSwing

 Fazit

Aus unserer Sicht war die Veranstaltung ein voller Erfolg und auch die Rückmeldungen waren durchweg sehr positiv.

Auch finanziell hat es sich für das 42 gelohnt, da die geringen Einnahmen an der Kasse durch die große Trinkfreudigkeit der Gäste am Tresen mehr als kompensiert werden konnte.

Von den Werbemaßnahmen war, denke ich, entscheidend, dass sich bereits sehr früh viele Leute entschieden hatten, sich auf die Musik einzulassen und vor allem sich auch eine entsprechende Garderobe zuzulegen. Dies hat sich dann schnell rumgesprochen und hat weitere Leute animiert sich dem anzuschließen.

Gut funktioniert hat auch, dass wir den Leuten auf dem „42 Swing Time“-Blog einiges an Informationen bereitgestellt haben. Ich denke, dass die Mischung aus „Bildung“ und „Tipps & Tricks“ richtig war, da wir sowohl auf die einen als auch auf die anderen Beiträge angesprochen wurden. Grade von den Damen bekamen wir häufig die Rückmeldung, dass sie sich beim Frisuren-Artikel einige Anregungen holen konnten.

Und auch mit dem Flyer haben wir offensichtlich den Geschmack der Gäste getroffen. Von vielen hörten wir, dass es sehr aus der Masse heraus stechen würde. Gleichzeitig trafen die Stilelemente wohl in sehr vielen Fällen genau das Bild, dass die Leute im Kopf haben, wenn sie an Jazz, Swing und die „Golden Twentys“ denken – also genau so wie es geplant war.

Fertige Version des "42 Swing Time"-Flyers

Fertige Version des „42 Swing Time“-Flyers (Quelle: arne / 42SwingTime.de)

Was man meiner Meinung nach für kommende Veranstaltungen aus diesem Experiment mitnehmen kann, sind folgende Punkte:

Man benötigt eine lange Vorbereitungszeit

Es macht in meinen Augen keinen Sinn Veranstaltungen auf Teufel komm raus übers Knie zu brechen. Natürlich kann das auch mal klappen, aber erst wenn man sich genügend Zeit nimmt, kann man Dinge richtig zu Ende denken und kommt auf Ideen, die eine Party deutlich von anderen abheben und unvergesslich machen.

Meiner Meinung nach braucht man mindestens vier Monate.

Man benötigt ein Gesamtkonzept

Ein Grund, warum ich denke, dass man viel Vorlauf braucht, ist, dass man für jede Veranstaltung sich erstmal gründlich ein Gesamtkonzept überlegen soll.

  • Was für eine Party möchte ich?
  • Was für ein Gefühl möchte ich den Gästen vermitteln?
  • Was benötige ich dafür? Was gehört dazu?
  • Finde ich dafür Gäste?
  • Wenn ja, was für Leute sind das?
  • Wie erreiche ich die wo?

Das ist ein ganzer Batzen, den man sich da überlegen muss. Bei uns kann man das ganz gut beim ersten Artikel und bei den ersten Statistiken sehen.

Macht euch Gedanken, bevor ihr anfangt zu planen und verfolgt zunächst jede auch noch so abwegig erscheinende Idee.

Man benötigt einen Schlachtplan

Sobald das Grundkonzept steht, muss man sich Gedanken drüber machen, wie man das umsetzen kann.

Nachdem die organisatorischen Angelegenheiten (z.B. Location, DJ, Technik, Deko etc.) stehen, geht es dabei vor Allem ums Marketing. Auch deshalb ist es wichtig, dass man von Anfang an viel Zeit einplant, denn es kommt garantiert immer etwas dazwischen und dann geht es euch wie uns mit den Kronleuchtern.

  • Welche Marketingmöglichkeiten habe ich?
  • Welche davon sind in Bezug auf diese Veranstaltung sinnvoll?
  • Was machen andere bei ähnlichen Veranstaltungen?
  • Wie kann ich sie umsetzen?
  • Was und wen benötige ich dafür und wo bekomme ich das und den/die?

Um so sorgfältiger man hier arbeitet, um so einfacher wird es im Verlauf der Planung, da Sachen nur richtig miteinander verzahnt werden können, wenn man dies plant und vorbereitet.

Plant gründlich und großzügig. Nutzt alle Hilfen und Ressourcen, die euch zur Verfügung stehen.

Man folgt seinem Konzept

Wenn man sich einmal für einen Weg entschieden hat, sollte man diesem auch folgen. Nichts ist schlimmer, als wenn so eine Aktion nach außen hin wechselhaft und unzuverlässig erscheint. Wenn man ständig das Ziel und die Mittel ändert, wird es für Außenstehende und damit potentielle Gäste schnell unübersichtlich und undeutlich, worum es eigentlich geht.

Natürlich muss man auch zwischendurch die eingesetzten Mittel immer wieder überprüfen und im Notfall korrigieren. Wenn man vorher in der Planung allerdings gründlich und sorgfältig war, sollte das eigentlich nicht passieren und wenn doch, ist das Risiko überschaubar.

Folge deinem Plan, aber überprüfe ihn regelmäßig.

Ich behaupte nicht, die Blaupause für ein garantiert erfolgreiches Veranstaltungsmarketing gefunden zu haben. Die kann es meiner Meinung nach nicht geben, da es immer noch viel zu viele Faktoren gibt, die auf den Erfolg einer Veranstaltung einwirken, die man aber nur bedingt beeinflussen kann (Konkurrenzveranstaltungen, Wetter, unvorhergesehen Ereignisse, …).

Allerdings bin ich der Meinung, dass wir mit diesem Experiment gezeigt haben, dass, wenn man sich an diese Faustregeln hält, man die Chancen auf eine erfolgreiche Veranstaltung stark erhöhen und möglichen Unwägbarkeiten besser aus dem Weg gehen kann.

Nach der großen Sause

Zu jeder guten Nachbereitung einer Veranstaltung gehört es dazu, sich bei den Gästen und bei allen, die zur Veranstaltung ihren Teil beigetragen haben, öffentlich zu bedanken.

Ich weiß, dass das längst nicht alle so machen, aber ich weiß auch, dass man ohne ein großes Netzwerk an sehr engagierten Helfen keine Veranstaltung so gut auf die Beine stellen kann. Daher halte ich es für selbstverständlich, dass man auch diesen Leuten den Dank, den sie verdienen, zukommen lässt.

Danksagung am Tag nach der Veranstaltung auf unserer facebook-Seite http://www.facebook.com/42SwingTime

Danksagung am Tag nach der Veranstaltung auf unserer facebook-Seite http://www.facebook.com/42SwingTime (Quelle: http://www.facebook.com/42SwingTime)

Dann ist es ganz wichtig, dass man möglichst schnell Bilder von der Veranstaltung veröffentlicht. Grade bei einem Event, der so auf die Garderobe ausgerichtet war, sind natürlich alle gespannt, wie sie und alle anderen ausgesehen und gewirkt haben.

An dieser Stelle möchte ich mich auch nochmal ausdrücklich bei Basti von BSN Photographie bedanken, der all die großartigen Fotos von diesem Abend geschossen und uns wahnsinnig schnell zur Verfügung gestellt hat.

Fotos sind auch immer eine gute Möglichkeit um das Rad noch ein wenig am Laufen zu halten. Da sich die Gäste auf den Fotos verlinken, sie kommentieren und teilen, bekommen nochmal einige Leute, die von der Veranstaltung an sich sonst nichts mitbekommen haben, die Bilder zu sehen. Im Idealfall ärgern sie sich, dass sie nicht dabei waren, werden Fan der Seite und kommen beim nächsten Mal. Im Idealfall…

Um die Chancen darauf zu erhöhen, ist es unbedingt wichtig, jemanden mit Talent und einer vernünftigen Ausrüstung zu haben, die oder der die Veranstaltung fotografisch begleitet. Sollte man so jemanden nicht sowieso schon im Bekanntenkreis haben, findet man mit ein wenig Recherche eine ganze Menge junger motivierter Hobbyfotografen, mit denen man Deals abschließen kann, von denen beide Seiten profitieren, ohne das große Geldsummen fließen müssen.

Beispielsweise garantiert der Veranstalter dem Fotografen freien Eintritt und das Recht, die Bilder selbst veröffentlichen zu dürfen. Darüber hinaus könnte man dem Fotografen anbieten, dass er sein Wasserzeichen auf die Bilder setzen kann. Im Gegenzug stellt der Fotograf dem Veranstalter die Bilder zur Verfügung, damit dieser die ebenfalls über seine Kanäle veröffentlichen kann. So gewinnen beide Seiten und es kostet keinen Pfennig.

Nachdem die Aufregung um die Veranstaltung etwas abgeklungen war, haben wir mittels einer Umfrage bei facebook versucht ein wenig konstruktive Kritik, Verbesserungsvorschläge und Feedback zu bekommen. Die Hoffnung war, auf diesem Wege noch ein paar Ideen sammeln zu können, die wir bei einer möglichen Fortsetzung umsetzen und damit die Veranstaltung noch attraktiver machen könnten.

Frage nach Feedback und Kritik bei facebook

Frage nach Feedback und Kritik bei facebook (Quelle: facebook.com/42SwingTime)

Wie man sehen kann, hatte das nur so mäßigen Erfolg. Zwar haben tatsächlich Leute teilgenommen, aber die Topantwort hatte grade mal 18 Klicks. Daher ist es fraglich, wie repräsentativ das Ergebnis ist.

Dennoch nehmen wir die Anregungen natürlich auf.

An dieser Stelle machte sich unser Plan, sowohl eine facebook-Seite als auch einen Blog zu betreiben, wieder einmal bezahlt. Nachdem die Umfrage einige Zeit lief und ich mir relativ sicher war, dass da keine neuen bahnbrechenden Antworten mehr zu erwarten war, bin ich in einem verhältnismäßig langem Post auf die einzelnen Punkte eingegangen.

Dies sollte zum einen zeigen, dass wir die uns gegenüber geäußerten Verbesserungsvorschläge ernst nehmen und auch willens sind am Konzept der Veranstaltung noch zu feilen. Auch sollte es zeigen, warum einige Punkte so sind, wie sie sind und das wir manchmal einfach keinen Einfluss darauf haben, wie z.B. beim Rauchverbot oder der Idee mit den Cocktails.

Darüber hinaus soll es aber auch die Verbindung mit unseren Gästen stärken und ihnen bewusst machen, dass uns jeder Gast wichtig ist und wir dankbar sind über jeden, der mit uns feiert.

Die letzten Wochen

Danach hat sowohl Kai als auch mich der Arbeitsalltag wieder ziemlich überrollt, sodass wir „42 Swing Time“ etwas haben ruhen lassen. Uns fehlte einfach die Zeit, um uns weiterhin so regelmäßig mit dem Thema auseinander zu setzen und weiterhin für neuen Content zu sorgen. Dadurch geriet die ganze Aktion etwas ins Stocken und sowohl auf der facebook-Seite als auch auf dem Blog ist seitdem nicht mehr viel passiert, was sich leider auch in den Benutzer- und Zugriffszahlen niederschlägt.

Leider kann man bei facebook den Zeitraum für die Statistik nicht bis zum Veranstaltungstag zurück verschieben. So zeigt der Graph eine sehr niedrige und durchgehend flache Kurve, sowohl bei der Reichweite als auch bei den „Likes.

Geht man auf unsere facebook-Seite facebook.com/42SwingTime, kann man immerhin sehen, dass seit April immerhin ganze sieben neue „Likes“ dazu gekommen sind (Stand 20.08.)…

Erstaunt war ich, als ich mir die Statistik des Blogs angekuckt habe:

Zugriffe auf den "42 Swing Time"-Blog

Zugriffe auf den „42 Swing Time“-Blog (Quelle: 42SwingTime.de)

Natürlich sind die Zugriffszahlen nach der Veranstaltung drastisch eingebrochen, was aber auch wenig erstaunlich ist, da da ja auch nichts mehr veröffentlicht wurde.

Überrascht hat mich, dass überhaupt Leute auf dem Blog unterwegs waren, da wir den, außer über die facebook-Seite und die URL auf dem Flyer nirgendwo beworben haben. Ich hätte da mit noch deutlich weniger Zugriffen gerechnet.

Fazit 2

Wir haben die Aktivitäten rund um „42 Swing Time“ in letzter Zeit sehr schleifen lassen. Sollten wir die Reihe fortführen wollen, müssen wir da reichlich Energie und Zeit reinstecken, um den Motor wieder in Gang zu bekommen.

Andererseits würden wir dieses Mal nicht komplett von 0 aus anfangen, sondern hätten schon einen gewissen Grundstock, auf den wir zurückgreifen können.

Außerdem käme uns entgegen, dass viele Leute nun ein sehr positives Bild mit unserer Veranstaltung und unserem Logo verbinden, was es uns einfacher machen würde erst die alten Fans und darüber möglicherweise neue zu mobilisieren.

Was eine hervorragende Überleitung zu der ganz am Anfang versprochenen exklusiven frohen Nachricht ist…

Noch bevor es irgendwo offiziell auftaucht, sei es euch, den Lesern von FW:look! schon einmal verraten:

Am 22.12. steigt „42 Swing Time“ pt. 2!

Ich hoffe natürlich dann da möglichst viele von euch zu treffen. Kai und ich freuen uns jedenfalls schon sehr darauf und sind auch schon mächtig am planen, wie wir es beim zweiten Anlauf alles noch viel größer und noch viel toller machen können!

Mit dieser Ankündigung geht allerdings auch das Kapitel „42 Swing Time Experiment“ vorerst zu ende.

Ein Abschied mit einem lachenden und einem weinenden Auge

Ein Abschied mit einem lachenden und einem weinenden Auge (Quelle: http://hello-tuesday.deviantart.com/)

Mir persönlich hat es sehr viel Spaß gemacht das ganze Projekt hier zu begleiten und vorzustellen, auch wenn in jedem einzelnen Post eine ganze Menge Arbeit steckt.

Zum Abschluss würde ich gerne noch von euch wissen:

  • War die ganze Serie für euch interessant?
  • Welche Teile fandet ihr besonders spannend und warum?
  • Konntet ihr für euch selbst etwas mitnehmen, und wenn ja, was?
  • Was fandet ihr nicht so gut? Was könnte man besser machen?

Und ganz besonders interessiert mich natürlich:

  • Habt ihr Interesse an weiteren „Case Studies“, bei denen ein Blick hinter die Kulissen so einer Unternehmung gewährt wird?

Ich bin sehr gespannt auf eure Meinungen und hoffe, dass es entweder hier in den Kommentaren oder auf der facebook-Seite von FW:look! Feedback, gerne auch kritisches, gibt!

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